Artiesten die te elfder ure hun concert op een festival afzeggen, het is een merde. Niet alleen voor de fans, ook de organisatie moet zomaar even een oplossing bedenken. Het overkwam Rock Werchter en zij deelden wat er achter de schermen gebeurde. Een interessant inzicht in wat festivals doen bij zulke noodgevallen.

Headliner Sam Fender zegt vrijdag het optreden van zaterdag af. De organisatie vindt een alternatief: een kleinere band op de affiche om het gat te vullen en de subheadliner wordt volwaardig headliner. Niet iedereen is tevreden met het nieuws, maar met een bericht over de procedure (klik) licht de organisatie de festivalgangers in over de moeilijke puzzel.

Een voorbeeld dichter bij huis is Cattle Decapitation dat enkele weken voor Graspop Metal Meeting 2025 afzegde en vervangen werd door het Belgische Carnation.

Of misschien denk je terug aan 25 juni 2011: Ozzy Osbourne stond op de affiche maar moest zijn stembanden sparen op doktersbevel. Judas Priest schoof een plek omhoog en Channel Zero werd toegevoegd aan de affiche.

Channel Zero zelf moest in 2013 optreden op Alcatraz, maar die dag overleed drummer Phil Baheux. Toen heeft de organisatie geen vervanger voorzien, sommige dingen kan je niet doen zonder wonderen te verrichten.

Ik heb onderstaande tekst verbatim overgenomen van de site van Rock Werchter: dit is dus hoe het gaat. Denk hier aan als je het niet eens bent met de vervangende artiest bij de volgende afzegging.

Het is het soort nieuws dat je als organisator liever niet te horen krijgt. Er is geen vast draaiboek, geen plan B of C dat klaarligt als een headliner afzegt. Wel hebben we een team bookers dat alle kennis en hun netwerk inzetten om tot de beste oplossing te komen.

 

1. Bepaal je doel: Sam Fender was headliner. Dat is de spot die ingezet wordt.

 

2. Check toerschema’s van bands die in aanmerking zouden kunnen komen. Wie op 5 juli al een show speelt, valt af. Bands die niet actief op tournee zijn, vallen hoogstwaarschijnlijk ook af. Als een groep niet optreedt dan werkt een deel van hun crew mogelijk voor andere bands. Een grotere band heeft 20 tot wel 120 mensen bij.

 

3. Stel een shortlist van mogelijk beschikbare acts samen.

 

4. Contacteer de internationale agents van de bands die je geselecteerd hebt en pols of Rock Werchter toevoegen een optie is.

 

5. Wees bereid vaak ‘neen’ te horen. Niet elke artiest wil of kan op een vrije dag optreden. Bewust worden er rustdagen in tourschema’s ingewerkt om stem en lichaam van de bandleden te laten recuperen of om lange afstanden tussen verschillende shows te af te leggen met trucks vol materiaal. Is het logistiek & productioneel realiseerbaar? Een hele checklist wordt afgevinkt.

 

6. Het plan is klaar: Nothing But Thieves worden aan de line-up toegevoegd. De band is in voorbereiding op een tournee die eind juli start en kan snel schakelen. En de liefde voor Rock Werchter is groot. Dat helpt. Yungblud schuift door. Hij is klaar voor de headline spot en komt met een topproductie naar Werchter.

 

7. Confirmed! Het tijdschema wordt geüpdatet en pers, media en festivalgangers worden op de hoogte gebracht.